A veces los usuarios recurrentes de las plataformas de correo electrónico se dan la tarea de enfrentar largas horas en organizar y administrar cantidades de mensajes en su bandeja de entrada. Siendo una situación estresante y complicada en horarios de trabajo.
Por ello, para resolver dicho inconveniente se establece una gestión productiva de tiempo con respecto a la administración del correo electrónico. De tal modo, que evites cometer errores que conducen a una falta de organización y a la vez un trabajo poco eficiente en la optimización de tu email.
Debido a ello, en los siguientes apartados, te enseñaremos cómo establecer un cronograma, automatizar cada una de las tareas de tu bandeja de entrada y de esa manera aprovechar todas las funciones del correo electrónico. De acuerdo a estas indicaciones, lograrás un equilibrio de tiempo seguro.
¿Cuáles errores cometemos al gestionar el tiempo con el correo electrónico?
Antes de presentarte los mejores consejos sobre cómo gestionar el tiempo desgastado en el correo electrónico, debemos de explicarte algunas fallas que has cometido durante tu proceso organizativo, las cuales son las siguientes:
- No aprovechar las herramientas del correo electrónico. Estas funcionalidades constan de filtros, etiquetas y carpetas, las cuales motivan al usuario en utilizarlas, con la finalidad de mover y archivar aquellos correos, contactos y notificaciones que llegan a la bandeja de entrada. Por esa razón, no evites las posibilidades que te brinda Gmail para mantener tu correo ordenado.
- Nunca uses tu bandeja de entrada como almacenamiento. Otro de los errores habituales de los usuarios es mantener cada uno de los mensajes en su bandeja de entrada. Sencillamente, esta mala administración traerá consigo una falta de concentración al usuario en momentos que requiera una información en especial. Por ello, te recomendamos que cada mensaje abierto, se elimine, se guarde o se archive.
- No abras ni contestes todos los correos que recibas. Al entrar en tu bandeja de entrada, encuentras una cantidad de correos, los cuales comienzas a responder, desde el principio hasta el final. Este proceso es inadecuado, ya que, al estar un rato respondiendo mensajes, pasaste de antemano la llegada de un email urgente. Por lo tanto, tu deber es escanear todos tus contactos que enviarán futuramente asuntos importantes, de modo, que procures prevenir el desgaste de tiempo y el descuido de un tema relevante en horario de trabajo.
¿Cómo establecer horarios para el correo electrónico?
Si tu atención estuvo dirigida a los errores que puedes cometer al gestionar tu tiempo en responder correos electrónicos, de modo, que nunca caigas en los mismos. Afortunadamente, llegó tu momento de aprender qué indicaciones seguir para aprovechar tu tiempo de trabajo en el correo electrónico.
Desde luego como primer consejo, te hablaremos sobre una de las mejores formas de gestionar el tiempo, el cual es crear unos horarios y un cronograma de actividades. Estas dos opciones, harán que tu recorrido en el correo electrónico sea cómodo y menos estresante.
Asimismo, ten en cuenta, que al establecer un horario al día para revisar tu correo electrónico y responder cada mensaje, resultará gratificante para concentrarte en otros asuntos prioritarios. No obstante, tu horario podrá ser alterado como desees, ya sea en un periodo semanal o diario. Simplemente, tendrás la disposición de acoplar un cronómetro a tu tiempo de trabajo, desde el inicio hasta el final.
Cabe resaltar, que Gmail posee una función avanzada, conocida como Snooze, la misma nos asegura programar el tiempo de muestra de dicho mensaje, es decir, que tu como usuario podrás abrir dicho mensaje a una hora determinada. De esa manera, adquirirás un orden en tus prioridades al posponer la revisión de correos poco urgentes.
No pierdas el tiempo con el correo electrónico en tu jornada de salida
Tomando en cuenta lo anteriormente dicho, tus prioridades son importantes para mantener un control en tus actividades laborales. Por esa razón, no cometas el grave error de dedicar tu tiempo en revisar el correo electrónico tras salir del horario de trabajo.
Simplemente, esta acción es perjudicial para tu concentración, productividad y estabilidad emocional. Conseguirás que afecte tu calidad de vida al llevar el trabajo a casa, no obtendrás una desconexión y ni mucho menos disfrutaras de tu tiempo libre.
Además, el acto de estar en casa ojeando los mensajes que recibes en tu bandeja de entrada y a la vez respondiendo los mismos. Trae como consecuencia, que te equivoques al enviar un mensaje, ya sea escribiendo un cuerpo inadecuado o colocando un remitente inexistente.
También, estas acciones a la larga expresaran un boleto libre para aquellos contactos irresponsables que envían mensajes tardíos, los cuales acostumbraras a que esperen una respuesta inmediata en cualquier momento del día o de la noche, lo cual es poco ético y profesional al respeto del tiempo libre.
Así que, te recordamos no acarrear con aquellos contratiempos, y toma en cuenta las indicaciones de un horario específico. Al hacerlo, te enfocaras en solamente los mensajes urgentes y te quedará tiempo para tu vida personal.
¿Cómo las herramientas del email contribuyen a mejorar tu tiempo?
Si utilizas una aplicación de correo electrónico, porque no aprovechar todas sus herramientas. Por eso, nosotros te aconsejamos a expandir tu tiempo al utilizar las carpetas y plantillas, siendo opciones válidas y fáciles de usar para un usuario aprendiz, al igual que un veterano.
Carpetas para clasificar tus correos
Cuando trabajamos frecuentemente en correos electrónicos, suele ocurrirnos que nos sobrecargamos de mensajes, los cuales algunos no pueden ser contestados en segundos. Debido a ello, tendemos a responderlos de inmediato, causando que perdamos tiempo en tareas relevantes.
Por tal motivo, las Carpetas llegaron para salvar a muchos usuarios, las cuales se diseñaron para clasificar cada correo recibido en la bandeja de entrada, de modo, que especifiques dicha información con banderitas. De esa manera, al terminar con ciertas actividades, podrás repasar nuevamente aquellos correos al entrar nuevamente a las carpetas.
Se debe destacar, que la clasificación correcta no existe, ya que su desarrollo depende de lo que requiera el usuario, en aspectos de trabajo y cuestiones personales. De esa manera, crearás carpetas en función a tareas de largo periodo de tiempo y otras en relación a trabajos de poca urgencia.
Por otro lado, aparte de las increíbles carpetas, también es válido producir documentos a parte con el contenido de los correos electrónicos que responderás después. De ese modo, aquellos archivos los anotaras a tu calendario, de forma que después los atiendas. Asimismo, no perderás tiempo de calidad.
Ahorra tiempo de tus respuestas con plantillas
Correos con un mismo texto suelen aparecer constantemente en la bandeja de entrada, los cuales respondemos una y otra vez con la misma respuesta. Este trabajo en frecuencia, se vuelve repetitivo y molesto durante jornadas de trabajo.
Por tal motivo, nosotros te presentaremos las plantillas, unas herramientas útiles para escribir textos, copiarlos y guardarlos para otras oportunidades de respuesta de diversos correos electrónicos. De ese modo, la plantilla podrá ser usada tantas veces como la requieras, la cual te permitirá perder solamente unos segundos al encabezado del email.
Cabe agregar, que, al escribir la respuesta automática en las plantillas, es importante mencionar el uso de un lenguaje conciso, de esa forma, aumentarás una respuesta rápida y entendible para tus clientes y socios. A la vez, al realizar dicha acción, recibirás un mensaje breve por parte de tu remitente, gracias al tamaño razonable de tus palabras en el cuerpo del correo electrónico.
Borra cada notificación del correo
Seguidamente, continuamos con otro consejo clave para gestionar el tiempo con el correo electrónico, el cual consta de borrar o desactivar las notificaciones del correo electrónico en tus dispositivos, sea computadora y teléfonos móviles.
No obstante, al mantener estas señales de alerta, tú como usuario estarás al pendiente de responder y abrir cada mensaje. Por eso, para seguir en pie con tu concentración anterior, comienza a olvidarte de aquellas notificaciones molestas. Si sigues esta recomendación, así de fácil, progresaran tus actividades en tu correo electrónico.
No olvides usar las reglas del correo electrónico
De acuerdo a las creaciones de carpetas, también forman parte las etiquetas y el filtrado. Estas reglas automáticas del correo electrónico, son implementadas para generar una organización y clasificación de cada mensaje entregado y enviado hacia nuestra bandeja de entrada.
Por tal motivo, aquí te explicaremos las funciones generales que aplican estas reglas, que las mismas se ejecutan de la siguiente forma:
- Al colocar una etiqueta y banderitas para guardar aquellos correos, podrás marcarlas con colores distintivos, según sea el orden de importancia de aquellas pestañas.
- También, indicar con un símbolo diferente a cada una de las reglas, de acuerdo a un correo que vaya dirigido a ti como propietario.
- Lograrás asignarles un nombre respectivo a las etiquetas, de tal modo, que al llegar a tu bandeja de entrada se redirija automáticamente a aquel respaldo.
- Poder etiquetar de forma automática cualquier email que procesa para ti, de tal modo, que respondas fácilmente todos los asuntos, sin tener que perderte en buscar cada uno de ellos.
Activa el modo conversación y archiva tu contenido
Te presentamos el modo conversación, una opción factible para gestionar tu tiempo aún más. El mismo, se encarga de agrupar todas las conversaciones a un bloque, de modo que se responda un correo en especial con una sola recepción.
Con aquella función, lograrás revisar 40 mensajes de correos electrónicos en solamente 12 bloques de conversaciones. Simplemente, será una ventaja clara para ahorrar tiempo y para evitar respuestas repetidas.
Por otra parte, nunca mantengas tu bandeja de entrada con todos los mensajes que recibes. Te recomendamos vaciar tu bandeja a cada correo que entra y sale. No te preocupes por pensar que desaparecerán, ya que te explicaremos la opción de archivar los mismos sin necesidad de responderlos de una vez.
Debemos de tener en cuenta que, si el correo es publicidad, eventos que no vas a visitar e información que no necesites, sencillamente bórralo o elimínalo sin problemas. Aunque, si es un correo con una información general que debe de ser contestada para después, tu deber es archivarlo.
Por último, si te presentas con mensajes que contestaras de forma rápida, hazlo, y seguidamente archiva dicho correo. En cambio, si se presenta un mensaje que debes de contestar, pero requiere de un trabajo prolongado, no te desesperes, archiva y apunta el correo a tu carpeta.
Ventajas de la gestión del correo electrónico
Si aún no te convencen los resultados efectivos que te traerá seguir cada uno de los consejos, procesos e indicaciones que te recomendamos en nuestro post. Lo entendemos, por ello, te mostraremos unas ventajas increíbles que te brindaran aplicar una gestión de tiempo en tus procesos laborales con el correo electrónico.
En primer lugar, una adecuada elaboración de una estrategia de gestión del correo electrónico, equivaldrá a una mayor concentración. De esa manera, no volverás a ser multitarea y consumirás aquel tiempo libre con otras áreas relevantes.
Con aquellas características, no te distraerás con una cantidad abrupta de correos electrónicos antiguos y notificaciones constantes de noticias o suscripciones. Simplemente, al tener tu bandeja de entrada vacía y ordenada, presentaras una mejoría en tu flujo de trabajo, ya que te dedicaras al máximo a otras tareas importantes.
En segundo lugar, otro beneficio de gestionar el tiempo, es la ganancia de comunicación que se te facilitara. Al lograr este cambio, no te estresaras por responder tarde a ciertos mensajes, ya que, al organizar los correos en carpetas, ganarás tiempo para elaborar respuestas largas.
También, la comunicación de los contenidos de los correos cambia ligeramente, ya que se producen respuestas personalizadas a través de las plantillas, las cuales te comentamos anteriormente como herramientas fundamentales para gestionar tu tiempo.
No podemos olvidarnos de la garantía que obtendremos en seguridad de nuestros envíos digitales del correo electrónico. Sencillamente, centralizar y gestionar cada archivo contribuirá a una administración segura y pulcra. Te arrojará una confidencialidad ideal para tus clientes a nivel de información comercial. Igualmente, se protegerán diversos documentos, audios y videos que marquen prioridad con relación a material personal, sea educativos y familiares. Simplemente, un sistema organizativo te mantendrá alejado de ser víctima de hackers y ciberataques.
