La bandeja de entrada es aquella sección principal de un correo electrónico, donde toda la información recibida y enviada se almacena de forma continua. Por lo tanto, para muchos usuarios mantener una bandeja de entrada ordenada y sin mucho contenido, es una tarea ardua para los inexpertos, ya que debe de afrontarse con regularidad.
Ahora bien, en este post te acompañaremos a cambiar tus habilidades, de modo, que logres convertirte en un experto en la limpieza y organización de la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Por eso, aprenderás a sostener un buen mantenimiento con dos plataformas especiales, las cuales son Gmail y Outlook.
¿Qué herramientas se utilizan para ordenar la bandeja de entrada en Gmail?
Si buscas evitar olvidar responder correos importantes o urgentes, al igual que prevenir enviar mensajes equivocados a remitentes. Te presentaremos las increíbles herramientas que nos provee la aplicación de Gmail, las cuales, serán tus fieles compañeras para que tus correos electrónicos no sean un dolor de cabeza.
Aplícate con las etiquetas de Gmail
Debido a ello, te hablaremos sobre la primera herramienta de Gmail para gestionar tus mensajes y clasificarlos a tu gusto, la cual conforman el nombre de Etiquetas. Las mismas desarrollan una funcionalidad llamativa para los usuarios, la cual es organizar tus mensajes en orden de importancia, según tus especificaciones.
Asimismo, para lograr añadir aquellas etiquetas, bastará con dirigirte a la barra de iconos y herramientas en la parte superior del interfaz de Gmail. A partir de allí, elegirás la sección de Etiquetas, donde te brindarán la opción de usar las predeterminadas o crear nuevas. Si decides la segunda opción, fácilmente, añades tu nombre, eliges un color en particular a tu orden de prioridades y de esa manera finalizarías con un check de confirmación.
Una vez que tus etiquetas están creadas, viajaras a la bandeja de entrada, donde asignaras aquellos mensajes según tus preferencias. No obstante, tus emails los organizaras de acuerdo a los colores de tus etiquetas, con la finalidad de no perder el orden de las mismas.
Mantén en orden tus archivos con Carpetas
Por último, tenemos en cuenta la segunda herramienta, denominada como Carpetas, la cual nos permite mover todos tus correos de la bandeja de entrada, clasificarlos y agruparlos en un espacio. De tal modo, que aquellos mensajes puedas enviarlos a otra bandeja de forma simultánea.
Así que, para utilizarlas, sencillamente, te moverás al interfaz de Gmail, específicamente en la bandeja de entrada, donde te posicionaras en un mensaje, al hacer clic derecho, se mostrará la opción de “Mover a”, allí escogerás la carpeta que hayas creado anteriormente.
Cabe agregar, que las carpetas se crean de la misma manera que las etiquetas. Igualmente, el mismo correo desaparece de la bandeja de entrada general, por lo cual, para encontrarla deberás de ubicarte nuevamente a la carpeta para releer dichos mensajes.
¿Cómo funciona el sistema de archivado de los correos electrónicos en Gmail?
De todas las opciones que desarrolla Gmail, la acción de archivar es la mejor amiga de todos los usuarios organizativos. Sencillamente, esta función nos generará que la bandeja de entrada se libere de información de notificaciones, promociones y correos no leídos que para el usuario constan de un contenido irrelevante.
Con dicha cualidad del archivado, el usuario neutralizara toda su carga mental al ver una bandeja de entrada sobresaturada de mensajes. Además, su gestión de tiempo mejorará al tener aquellos mensajes guardados, los cuales no desaparecerán, aunque sí estarán ocultos para no molestar con el orden de tus emails de gran valor.
¿Cuáles son las palabras claves para realizar búsquedas rápidas en Gmail?
En este apartado, nos alejamos del orden de tus mensajes del correo electrónico, para enseñarte a cómo buscar archivos en tu bandeja de entrada, con la finalidad de ahorrar tiempo durante tu día de trabajo. Por lo mismo, acotaremos unas variadas palabras de búsqueda, las cuales te funcionaran como alternativas:
- El guión. Al escribirlo en la barra de búsqueda de Gmail, excluirás términos en concreto de un mensaje.
- La palabra From, acompañada de un nombre y un apellido, hará que aparezcan todos los mensajes que han sido enviados a un remitente en especial.
- Con “” (comillas), dentro de estos símbolos, agregaras una palabra en concreta, la cual será buscada a través de los datos de Gmail.
- Entre paréntesis (), se aplica para juntar dos conceptos.
- OR, consta de una ayuda clave para un contenido que no sabe buscar el usuario, por ejemplo, from:José OR.
- Has:attachment, se usa para encontrar mensajes con archivos adjuntos. Esta palabra de búsqueda puede combinarse con from: junto el nombre de la persona, para unos resultados mayormente específicos.
- Subject, es una palabra ideal para hallar un asunto en especial que requiera el usuario.
- Por último, la palabra “in”, se aplica para buscar una carpeta o etiqueta.
¿Cómo vaciar tu bandeja de entrada como acciones de organización en Gmail?
Es importante recalcar que Gmail nos provee de una cantidad de 15 Gb de almacenamiento para guardar nuestros mensajes en el correo electrónico, por lo tanto, no debemos preocuparnos por eliminar constantemente archivos para liberar espacio.
Sin embargo, algunos usuarios prefieren vaciar su bandeja de entrada, eliminando definitivamente aquellos mensajes innecesarios o indeseados. Por ello, esta acción puede considerarse un método válido para organizar tu bandeja de entrada, por lo cual, cumple con su propósito de orden básico.
Debido a ello, aquí te explicaremos como eliminar aquellos mensajes de una forma inmediata. Para ello, escogerás la pestaña, donde se encuentran los correos. Seguidamente, marcarás haciendo clic en las casillas de selección, después harás clic en el icono de la papelera, ubicado en el menú superior. Y así de fácil, se borrarán cada uno de ellos.
¿Cómo utilizar las Carpetas para organizar tu bandeja de entrada con Outlook?
Después de todo, al vivir cada uno de los consejos de organización que involucra Gmail. Llegó el momento de enseñanza para los usuarios y usuarias de Outlook que requieren de una gestión de limpieza y orden en su bandeja de entrada o buzón de recibidos.
De acuerdo a ello, aquí te explicaremos una de las primeras soluciones, la cual es el uso frecuente de las carpetas. Dicha herramienta de Outlook, permitirá que crees secciones divididas, de modo que se almacenen tus mensajes de acuerdo a su origen. Esto quiere decir, que el mensaje que sea recibido por el remitente, será trasladado automáticamente a aquella sección.
Teniendo en cuenta lo siguiente, te enseñaremos a como arrastrar tus mensajes a las carpetas con las siguientes indicaciones:
- Comenzarás al seleccionar un mensaje.
- Seguidamente, con la barra de herramientas en el respectivo mensaje, aparecerá una sección llamada, Mover todo.
- A partir de ahí, elijaras una carpeta, la cual sea de tu preferencia según el contenido del correo.
¿Cómo las reglas son valiosas para la bandeja de entrada en Outlook?
En Gmail, los filtros son populares para un control avanzado en organización de tus mensajes recibidos a la bandeja de entrada. En cambio, para Outlook, las reglas, condicionan a generar atributos personalizados, los cuales favorecen a que los correos electrónicos entrantes destaquen, según sea la importancia que indique el usuario.
Por lo tanto, para crear reglas, deberás de seguir ciertos pasos básicos. Primeramente, te ubicaras a la sección de “Configuración de la vista”, la cual se encuentra en la pestaña de Archivo. Allí, harás clic en botón de “Formato Condicional”, donde agregaras un nombre descriptivo.
Al efectuar el anterior paso, continuarás en la misma pestaña, para hacer clic en el botón Fuente, donde definirás el tipo de letra y sus formatos, como el nombre de la fuente, atributos (subrayado, cursiva, negrita, cursiva y tachado) y color. Finalizaras este trayecto, al dar clic a “aceptar”.
Aún no hemos terminado de crear reglas, ya que faltaría agregar las condiciones. Para realizarlo, haremos clic en el botón “Estado”, donde añadiremos una palabra específica en el asunto y en la dirección de correo electrónico, es decir, involucrar De, CC o Para. También, se agregará un tiempo o fecha, para así generar la condición de la regla de aquellos correos entrantes.
Finalmente, cerraras el cuadro de diálogo, presionaras en “Aceptar” en el cuadro de diálogo “Formato Condicional”, de modo, que la configuración no se elimine automáticamente.
¿Cuáles son los pasos para asignar categorías en Outlook?
De cualquier manera, si no eres un usuario que requiere de una configuración avanzada como las Reglas. Te damos la bienvenida a las Categorías, las cuales son herramientas que nos facilitan la organización de los mensajes de correo electrónico en nuestra bandeja de entrada.
Sencillamente, las categorías determinan una clasificación única, según sea el estado de cada correo electrónico. De todas formas, aquí te presentaremos los pasos para crear aquellas categorías y cómo localizar rápidamente cada uno de tus mensajes importantes y pendientes.
Como primer paso, harás clic en el cuadro transparente, ubicado en la columna de Categorías, después seleccionaras a “Todas”. De esa manera, el cuadro de dialogo de” Categorías de color” aparecerá, de forma, que hagas clic en el botón de “Nuevo”. Asimismo, introducirás un nombre para tu nueva categoría.
Ya al agregar el nombre, tendrás la facilidad de hacer clic en la flecha hacia abajo, cercana al campo Color. En aquella casilla, elegirás el color para tu categoría. Ahora bien, si lo deseas puedes añadirle una clave de acceso, donde hallarás en la flecha hacia abajo y al seleccionar una tecla de método abreviado (CTRL + F2 y CTRL + F12).
Ahora, al realizar dichos procedimientos, bastará con hacer clic en Aceptar en el cuadro de diálogo previo. Eventualmente, harás clic en “Aceptar” en el siguiente cuadro de dialogo de Categorías de Color. Así de práctico, adquirirás una nueva categoría para organizar tus mensajes de correo electrónico.
Si te preguntas cómo enviar un correo a una categoría, no te preocupes, aquí te explicaremos. Fácilmente, para adjuntar una categoría a un mensaje en específico, simplemente, seleccionaras la dirección de email, al hacer clic derecho en la columna “Categorías”, de esa manera, se mostrarán todas nuestras categorías creadas.
Además, si quieres eliminar alguna de las categorías, simplemente, harás clic en la columna “Categorías” en el mismo correo seleccionado. De esa manera, se presentará la opción de “Borrar todas las categorías” de la misma lista desplegable. Así de fácil se ejecuta dicha acción, la cual garantizara un orden y limpieza en tu bandeja de entrada de Outlook.
¿Cómo limpiar tu bandeja de entrada al archivar y eliminar en Outlook?
Algunos usuarios prefieren borrar o desaparecer completamente aquellos correos electrónicos molestos que ocupan espacio y a la vez mantienen una bandeja de entrada desordenada. Por esa razón, una técnica para organizar tu entrada de Outlook, es eliminando y archivando aquellos mensajes, los cuales son métodos que profundizaremos a continuación.
Primeramente, el concepto de Archivar, nos permitirá almacenar cada uno de los mensajes innecesarios o antiguos, los cuales serán guardados, con la finalidad de recuperarlos en caso de ser necesario. En cambio, al Eliminar, aquellos mensajes se enviarán a una papelera, la cual se vaciará después de pasar ciertos días o al aplicarlo manualmente.
Conociendo la función de archivar en Outlook, ahora te guiaremos a realizar dicha acción adecuadamente. Simplemente, te ubicaras en el botón de “Archivar”, ubicado en el grupo de Eliminar de la cinta. De esa manera, seleccionaras uno o varios mensajes en la bandeja de entrada. Automáticamente, los mensajes llegarán a la carpeta archivada.
Cabe agregar, que aquellos elementos archivados no se perderán. Fácilmente, podrás encontrarlos al buscar el cuadro de búsqueda, donde escribirás un término especial, “Busca todo en el buzón”. Asimismo, encontrarás la carpeta Archivo. Además, esta función está disponible para todas las plataformas, sea en teléfono o en PC.
¿Cómo organizar la bandeja de entrada con extensiones de navegador?
Si deseas optimizar la organización de la bandeja de entrada a través de un programa o aplicación externa, sin necesidad de seguir las anteriores herramientas manualmente. Por ende, te presentaremos una extensión de correo electrónico, denominada como Boomerang.
Dicha extensión, te beneficiara en agregar barras laterales con accesos directos hacia las carpetas, crear bandejas adicionales para el acceso inmediato a las plantillas de respuesta. De todas maneras, existen otras extensiones, las cuales pueden encontrarse en la tienda de aplicaciones del navegador que utilices, como Google Chrome o Firefox. Además, la gran mayoría son gratuitas y fáciles de ejecutar en Android y PC.
