Actualmente, producto a los cambios que ocurrieron tras la pandemia ciertas empresas y compañías se han mantenido con modalidades de trabajos remotos y flexibles. Por esa razón, ciertos trabajadores se han acostumbrado a equiparse con herramientas digitales para continuar sus labores en el trabajo.
Sin embargo, estas modalidades suelen traer dificultades en relación al esfuerzo de los trabajadores, es decir, que existirán ciertas personas que bajen su desempeño a como habitualmente lo realizan al estar de forma presencial.
Ahora bien, el correo electrónico será una herramienta ideal para evitar y prevenir aquellas malas acciones por parte de tu equipo de trabajo. Sencillamente, la misma permitirá que logres dictar reuniones, con la finalidad de tomar decisiones a un tiempo récord y a la vez de forma instantánea.
¿Por qué los servicios de email de uso compartido mejoran la colaboración en equipo?
Evidentemente, al reconocer que los correos electrónicos son una herramienta que facilitará la colaboración en equipo. Nuestro deber es explicarte cómo este servicio emplea un uso compartido para permitir que miembros de tu equipo, colegas y amigos puedan conectarse en cuestión de minutos.
Básicamente, el servicio de uso compartido que imparte el correo electrónico va a garantizar que mejore la colaboración en equipo en relación a la compartición de comentarios, respuestas rápidas y la garantía de una claridad contextual en relación a los correos entrantes y salientes.
Esto quiere decir, que, al momento de recibir correos electrónicos de un cliente, el cual debe de ser analizado por tu equipo de trabajo y a la vez conversado para poder obtener una respuesta tangible, es habitual encontrarse que se reenvíen muchos correos, lo cual genera que el contexto original del correo electrónico se pierda.
Por esa razón, se utiliza el uso compartido del correo electrónico, el cual estará habilitado en diferentes proveedores como Gmail, Outlook, Yahoo, entre otros.
¿Cómo colaborar en equipo con el uso compartido de Gmail?
Después de conocer el principio básico del uso compartido del correo electrónico, es momento de exponer las opciones que distribuye Gmail para mejorar la colaboración en equipo, las cuales constan de enviar documentos, responder comentarios y compartir un buzón con el equipo.
Ahora te preguntarás cómo ejecutar estos lineamientos del uso compartido de Gmail, no te preocupes, que aquí te explicaremos detalladamente cómo utilizarlas a través de estos sencillos pasos.
Enviar documentos y responder a comentarios
Para comenzar a compartir archivos de documentos, hojas de cálculo y presentaciones en Google deberás actualizar primeramente los servicios para compartir. Y de esa manera, poder lograr no solamente enviar documentos, sino responder comentarios de forma simultánea
Al tener en cuenta, los permisos aprobados te dirigirás a abrir Gmail. Seguidamente, harás clic en “redactar” en la parte superior izquierda. Igualmente continuarás, al añadir un “asunto”, para luego agregar el enlace al archivo de documentos que deseas enviar. Para terminar, harás clic en “enviar” y agregarás una solicitud de compartir para que los destinatarios puedan visualizar dicho correo.
Por otra parte, es conveniente explicar el procedimiento de cómo responder a comentarios de Gmail para una buena colaboración en equipo. Básicamente, abrirás en Gmail específicamente en el mensaje con la notificación sobre la actividad nueva que se ha producido en el documento. De esa manera, irás a la sección de “comentarios” y harás clic en cualquiera de las acciones.
Después de todo, al indicar las acciones correspondientes, te irás al campo de “responder”, escribirás tu respuesta y finalizarás haciendo clic en “responder”. De esa manera, marcarás como completado para cerrar el comentario en dicho documento y esperarás a una pronta respuesta de tu equipo de trabajo.
Compartir un buzón de correo
En Gmail existe una configuración aplicada para crear una bandeja de entrada colaborativa. De tal manera, que logres gestionar un servicio de asistencia técnica, ya sea para realizar conversatorios en relación a actividades laborales con tus trabajadores o como un buzón de atención al cliente.
Sea cual sea, la dirección que le quieras aplicar en cuanto a un buzón de correo. La misma te ayudará a mejorar la colaboración en equipo. Por esa razón, para crear un buzón de correo gestionarás una dirección, donde añadirás a tu personal de asistencia y elaborarás permisos para que tu equipo pueda enviar mensajes en dicho buzón.
De esa manera, al crear dicho uso podrás asignarle responsabilidades a un miembro de grupo para empezar y especificar un tema en especial. También, los miembros del grupo podrán evitar las etiquetas asociadas a un tema y a la vez filtrar los temas por etiqueta.
¿Cómo colaborar en equipo con las opciones de Outlook?
Así como Gmail la plataforma de Outlook establece lineamientos y funcionalidades en su uso compartido, con la finalidad de mejorar la colaboración en un equipo las cuales te mencionaremos a continuación.
Configurar un buzón al sitio
Para lograr este proceso el usuario deberá de configurar un buzón de sitio al crear una nueva cuenta de correo electrónico. De tal forma, que se estructure un espacio único para tu equipo de trabajo.
Principalmente, al crear este buzón del sitio, tu equipo podrá colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante. También, tendrá la capacidad de resguardar conversaciones de correos electrónicos relevantes, las cuales sean comerciales, educativos y promocionales en base a los clientes. Además, otra funcionalidad habitual en el buzón del correo electrónico es la capacidad de compartir documentos importantes hacia todo el equipo de trabajo.
Guardar conversaciones del correo electrónico
Habitualmente, en el área de trabajo se realizan diferentes conversaciones a través de mensajes de correos electrónicos. Debido a ello, estas mismas conversaciones suelen perderse, lo cual genera una consecuencia negativa ante alguna referencia útil que requieras con relación al cliente o a una empresa en especial.
Por esa razón, a través del buzón de sitios previamente creado, lograrás ajustar permisos de contribución para que los miembros del equipo puedan resguardar aquellas conversaciones de mensajes de correos electrónicos. También dichos mensajes podrán abrirse más adelante el buzón del sitio, al igual que buscar el historial de aquellos correos.
De igual manera, otra función que implementa Outlook para conservar las conversaciones del correo electrónico para favorecer la colaboración en equipo, es indicar en la parte de “CC” de una dirección de correo electrónico, dirigirla hacia el buzón del sitio en el momento que se envíe un mensaje de correo electrónico.
Compartir documentos con usuarios del equipo de trabajo
Continuando con el buzón de sitio que creamos en Outlook en el mismo agregarás una lista de todos los documentos de la biblioteca que incorporas en tu correo electrónico. De esa forma, presentarás la misma lista de documentos a todos los usuarios que estén registrados en dicho buzón.
Además, los usuarios que estén registrados en el buzón de sitio no solamente podrán visualizar aquellos documentos compartidos, sino que podrán reenviar aquellos documentos a otros usuarios o especialmente a clientes.
Herramientas vinculadas a tu correo electrónico que ayudan a la colaboración en equipo
Tomando en cuenta lo anteriormente dicho, es importante reconocer el trabajo de los servicios de Gmail y otro blog para favorecer la colaboración en equipo. Ahora bien, en este apartado te presentamos ciertas herramientas distribuidas por Google, con la finalidad de vincular tu correo electrónico para mantener un trabajo colaborativo con tu equipo.
Estas herramientas que te explicaremos a continuación permitirán que los miembros que conforman tu equipo de trabajo puedan acceder a toda la información relevante de la empresa o negocio digital. No tendrán ninguna restricción a nivel de compartir y reenviarlos documentos, al igual que aportar cambios en tiempo real.
¿Qué contribuye a Google Workspace para la colaboración en equipo?
Si dispones de un correo corporativo creado por Gmail o por otro proveedor puedes vincularlo con la aplicación de Google Workspace, la cual considera la importancia de las interacciones y la conexión humana entre empresas, compañías y negocios digitales.
De ese modo, Google Workspace, permitirá que tus mensajes de correo electrónico puedan integrarse a un buzón propio, donde le permita a tu equipo de trabajo construir reuniones, compartir documentos y a la vez fundamentar una relación de confianza con los usuarios.
Sencillamente, Google Workspace estará basado en un sistema de utilidad, simplicidad y flexibilidad de tal manera que le brinde soluciones a cada una de las necesidades de los clientes. Esto se reflejará bajo la experiencia de integración en la colaboración a tiempo real con los diferentes miembros del equipo de trabajo de empresas y negocios digitales.
¿Cómo Google Calendar facilitará reuniones y conversaciones?
La integración del correo de Gmail con Google Calendar implica una solución factible para la realización de eventos y reuniones de tu equipo de trabajo.
Con la herramienta podrás crear un evento especial con un calendario privado, el cual podrás compartirlo con el equipo. De tal manera, que logres informar mediante este calendario la disponibilidad de cada uno de los usuarios ante una reunión importante o ante el anuncio de una promoción destacable sobre tu marca.
Google Drive como una herramienta para almacenar y compartir documentos
Otra herramienta fundamental para el almacenamiento de los correos y archivos adjuntos consta de Google Drive. El mismo optimiza condiciones para un trabajo colaborativo que el usuario pueda guardar documentos, fotos, vídeos, contactos y distintos tipos archivos en su nube
A la vez en la nube se permitirá compartir con quien deseamos los archivos que seleccionemos con la iniciativa de mejorar la colaboración en equipo en cuanto a la gestión de archivos digitales.
¿Qué ventajas tiene la colaboración en equipo en el correo electrónico?
Al hacer hincapié en las distintas opciones que nos ofrecen los servicios de correo electrónico para una colaboración en equipo. Es importante mencionar algunos beneficios que trae el impacto positivo de la colaboración entre las relaciones del área de trabajo.
Desarrollo de ideas e innovaciones
Cuando ocurre una comunicación constante con los compañeros de equipo a través de reuniones y conversatorios se despiertan ideas innovadoras, las cuales contribuyan a los objetivos de las promociones de acuerdo a tu marca y estrategia de marketing.
También, esta colaboración en equipo genera soluciones ante problemas complejos que han ocurrido durante el trayecto laboral. De igual manera, la participación aumenta la atención de los clientes en cuanto al manejo de respuestas en mensajes de correos electrónicos.
Se valora la perspectiva del equipo
La creación de un buzón de sitio propio para la comunicación y participación del equipo de trabajo, traerá consigo la seguridad de los miembros del equipo en cuanto perspectiva en relación a la empresa.
Sencillamente, al darle un voto de confianza y participación harán que se sientan valorados y a gusto en potenciar sus talentos y fortalezas. De esa manera, estas características incluirán directamente la calidad del trabajo, generando resultados positivos en cuanto al éxito de la colaboración en equipo.
Se evita la descentralización de los miembros de equipo
Generalmente, cuando los compañeros de equipos no comparten y no se sienten incluidos dentro de la participación del rumbo de la empresa, la colaboración se pierde automáticamente.
Ahora, al preparar a los trabajadores con las herramientas adecuadas garantizarán una colaboración inmediata y prevendrán el aislamiento de los mismos. Se motivará a que los integrantes expliquen sus propias experiencias colaborativas, participen en decisiones en la distribución del trabajo y a la vez aporten ideas llamativas para el equipo.
Se genera un flujo de trabajo optimizado
Al aplicar las herramientas de Gmail y Outlook para compartir documentos, responder mensajes de correos electrónicos y a la vez convocar reuniones son elementos importantes para la continuidad y mantenimiento de un flujo de trabajo optimizado.
De esa forma, el equipo colaborará de una buena forma, mejorará sus procesos que abarcan a toda la empresa y a la vez se perfeccionarán ellos mismos individualmente. Además, el flujo de trabajo optimizado hará que la experiencia del cliente sea positiva y productiva.
Después de todo, al presenciar estos beneficios que ayudarán a tu equipo de trabajo en el correo electrónico, te recomendamos crear una cuenta corporativa, la cual involucra a todos tus miembros de equipo, con la finalidad obtener una colaboración adecuada, una comunicación prioritaria y una participación constante.
