Muchos cibernautas o usuarios del internet tienen un correo creado a través de Gmail u Outlook, por lo tanto, conocen ciertos procedimientos básicos en el uso de dicha plataforma gratuita innovada por Google, lo cual les resulta funcional a la hora de utilizar su correo electrónico en ciertos momentos.
Ahora bien, si eres un usuario que busca posicionar una marca aplicando una estrategia de email marketing. Es relevante e importante que investigues y estudies a fondo sobre las funciones avanzadas que atribuyen los correos electrónicos, las cuales te presentaremos en este post.
1. Diseño de la bandeja de entrada
Como bien sabemos, cuando entramos a Gmail u Outlook nos encontramos una bandeja de entrada, la cual nos presentará todos los correos recibidos y sus paneles de selección. No obstante, existe una función avanzada que nos permite modificar el diseño de la bandeja de entrada y adaptarla a nuestras necesidades.
Por lo tanto, para lograr esta mejoría, el usuario tendrá que abrir en los ajustes en el icono de la rueda dentada, a partir de allí, se mostrará el menú respectivo, donde encontrarás variadas opciones para modificar el aspecto.
Entre ellas, disponemos de la densidad, la cual genera que el diseño de las filas de los elementos de Gmail se acerque o se alejen entre ellos. Seguidamente, lograrás hacer que correos no leídos o notificaciones aparezcan al principio o al final.
Además, otra opción del diseño de la bandeja de entrada es el panel de lectura, el cual podrá ser modificado. Se visualizará con una división de pantalla en dos, un lado con los correos y el otro con el contenido del correo abierto. Finalmente, podrás activar la opción de agrupar correos de un mismo tema.
2. Personalización de la bandeja de entrada del correo electrónico
Tomando en cuenta la función anterior, en este caso, la personalización de la bandeja de entrada es aplicada para aquellos usuarios que se aburren de la composición predeterminada del correo electrónico.
Debido a ello, las plataformas de correo electrónico posibilitan una opción llamada Personalizar, dónde te permitirá definir la ubicación de las pestañas, sea que aparezcan en la parte superior o inferior del interfaz del correo.
También, tendrás la capacidad de eliminar o añadir varias pestañas a tu bandeja de entrada. Y a su vez presentar los correos destacados en la pestaña principal. Simplemente, cada una de estas opciones se lograrán con esta función avanzada en los ajustes del correo electrónico.
3. El uso de los filtros y reglas
Atender diversas cantidades de mensajes en el correo electrónico es una tarea tediosa de leer y revisar, por esa razón, la función avanzada de filtros y reglas, son un método eficaz para gestionar aquellos abundantes emails.
De esa manera, crearás filtros y reglas para clasificar de forma automática tus correos electrónicos de la bandeja de entrada. Para ello, los basarás según tus necesidades, sea por asunto, remitente o por ciertas palabras clave del contenido del email.
Asimismo, ayudarás a crear carpetas específicas, donde filtres automáticamente todos los correos electrónicos enviados y recibidos de un remitente en específico. No te sobresaturaras de información y evitarás organizar manualmente aquellos correos electrónicos.
4. Aplicar las etiquetas en los correos electrónicos
Los filtros y las reglas son elementales para la organización de los correos electrónicos, aun así, el sistema de Etiquetas que incorporan las plataformas actuales de correo electrónico, consta en una función avanzada para clasificar automáticamente cualquier mensaje que gustes administrar.
Por lo tanto, para jugar con esta opción de Etiquetas, fácilmente entraras en los ajustes del icono de Gmail, donde se mostrarán todos los cambios que genera el menú. De ahí, entras en configuración, donde pulsaras la pestaña de Etiquetas. Al hacerlo se presentarán todas las generadas por Gmail y a la vez la opción para crear propias.
Cabe destacar, que no solo crearás principales, también se permitirá crear subetiquetas, las cuales estarán amoldadas con contenidos de tu etiqueta principal, aunque con la diferencia de ser ideas secundarias de aquellos correos electrónicos recibidos.
5. La programación de los correos electrónicos
Entre las funciones avanzadas que hemos interactuado durante este post, la opción de programación es indudablemente la más llamativa entre todas. Principalmente, es reconocida por su uso, ya que, conlleva a ser útil al momento de escribir un correo electrónico, y seguidamente enviarlo a una hora y fecha en concreto.
Con eso en cuenta, esta función se convierte en una ventaja notoria, ya que ahorrarás tiempo mientras trabajas en responder correos electrónicos y también cuando te encuentras fuera del horario de trabajo.
Es elemental resaltar que la programación de un correo electrónico, es de gran ayuda al enviar recordatorios de citas y eventos próximos, que los mismos estarán codificados en un tiempo determinado.
6. Uso de la respuesta y lectura automática del correo electrónico
Como usuarios de WhatsApp conocemos sobre la confirmación de lectura. Por ende, esta función avanzada se encuentra igualmente, entre las plataformas de correo electrónico.
El uso de la confirmación de lectura, nos permitirá reconocer que el destinatario ha leído y a la vez recibido el correo electrónico que hemos enviado. Esta opción es importante ante situaciones inmediatas, como una propuesta comercial, laboral o hasta médica.
Ahora bien, el correo electrónico dispone de una función de respuesta. La misma nos ayudará a realizar un mensaje automático y predefinido hacia aquel destinatario, en caso de no estar activo en la plataforma o al estar fuera de la hora de trabajo.
7. La importancia de archivar en los correos electrónicos
Sabemos lo complicado que es organizar tu correo electrónico, por lo tanto, la función avanzada de Archivar te resolverá todos tus problemas en pocos minutos con tan solo ciertos pasos.
Básicamente, archivar en Gmail, se inicia tras seleccionar el correo electrónico que desees guardar. De esa manera, harás clic en el icono de archivo en el menú, al ejecutarlo, se moverá automáticamente a una carpeta de archivos. Este respaldo se conservará sin peligros, y además podrás entrar en cualquier momento para sacar aquellos mensajes archivados.
Cabe destacar, que el método de archivar no hará que tus correos electrónicos se eliminen, solamente serán traslados a una carpeta, la cual mencionamos anteriormente. Asimismo, estos elementos permanecerán en tu nube ocupando tu espacio de almacenamiento.
No obstante, si aún no te quedó claro la importancia de esta función avanzada, es relevante explicarte que la misma, te brindara un apoyo de registros ante correos importantes, como educativos, empresarios, profesionales, entre otros. También, este almacenamiento puede ser útil para aquellos correos masivos que recibes cada día en tu bandeja de entrada.
8. El modo confidencialidad del correo electrónico
Proteger los mensajes privados ante el ojo público, es una de las situaciones que procuran cuidar las plataformas de correo electrónico. Es así como, el modo confidencial surge para autodestruir aquellos mensajes enviados.
Sencillamente, la función se encarga de crear mensajes que se eliminarán o borrarán después de un tiempo. Para ello, el usuario deberá de entrar al interfaz, donde hará clic en el botón de redactar, el cual aparece en la esquina superior derecha.
Tras hacer dicho paso, comenzaras a buscar el icono de Candado, que podemos encontrarlo en la parte inferior de la barra de opciones, específicamente en la opción de Redactar. Después de allí, se abrirá un pequeño menú, donde establecerás un periodo ideal, el cual se eliminará dicho correo, ya sea en una semana o años.
Igualmente, el modo de confidencialidad nos permite incorporar una contraseña de acceso, de modo que el destinatario del correo, tendrá que ingresar un código, el cual le llegará a su teléfono móvil. Claramente, esta opción se hará en previo compromiso y confianza con el remitente.
9. Bloqueo de contactos
El correo electrónico es útil en el envío de información relevante, sea comercial y personal. Sin embargo, puede ocurrir que ciertos contactos y marcas recurren a mensajes molestos, los cuales acarrean a un spam rutinario.
Por tal motivo, los correos electrónicos en Gmail u Outlook, desarrollaron una función dinámica para evadir estos mensajes. Su método es enviar aquellos correos inapropiados a una carpeta de spam, simplemente, seleccionaras sobre el correo, pulsaras en Mover a, y después lo enviaras directamente a la carpeta.
Aunque, si deseas desaparecer el envío constante de aquellos correos de spam, te enseñaremos la opción de bloquear los contactos o remitentes. Esta función se encuentra, al abrir el correo molesto, ubicarte a la derecha en la opción de Responder, después en los tres puntos, y culminaras con el menú con la opción de bloquear remitente.
10. Cancelación de correos enviados
Te ha pasado que has enviado un correo por accidente sin ningún asunto o sin contenido en el cuerpo, y no conoces alguna alternativa para corregir dicho error. No te preocupes, que existe una función avanzada que te brindará dos maneras de cancelar aquellos envíos de tus correos.
Sencillamente, en la primera forma, cuando envías el correo, Gmail y Outlook en la esquina inferior derecha, te muestra un recuadro con segundos de cancelación. Por ende, si te das prisa, nada más tendrás que darle clic al botón de cancelar. En cambio, existe otra opción en caso de haberlo enviado, el cual es aplicando el botón de Deshacer, que hará que cancele el envío.
11. Configurar el tiempo de deshacer un correo
Cabe aclarar que, en el anterior punto, te comentamos sobre la opción de deshacer un mensaje enviado. Ahora bien, en este apartado, te explicaremos cómo expandir y reducir el tiempo para deshacer el envío de los correos.
Para ello, deberás de configurar cuánto tiempo deseas para deshacer tus envíos. Solamente, tendrás que dirigirte a la configuración de Gmail, a la pestaña General, allí verás la opción Deshacer el envío, donde te permitirá colocar los segundos que desees que tarde tu correo en enviar de forma definitiva.
12. Gestionar una delegación de cuentas
Te imaginas no tener acceso a tu cuenta o simplemente no poder entrar en la misma por diferentes motivos. Si llega a ser tu caso, tenemos una función avanzada, que te permitirá salir de aquel aprieto.
La delegación de cuentas, es un método infalible de Gmail para compartir tu cuenta con una persona o contacto de confianza. Simplemente, al realizar esta función, todos tus datos serán trasladados a la persona, sin tener que compartirlos directamente.
Para aplicarlo, deberás de ir a configuración de Gmail en el icono de ajustes. Desde allí, te irás a las cuentas e importancia lengüeta. Harás clic en la opción de Agregar otra cuenta, después en otorgar acceso a tu cuenta. En este paso, se abrirá una nueva ventana, donde deberás de entregar toda la información de tu cuenta al delegado, el cual confirmará el aviso de recibimiento del acceso a la cuenta.
Como último paso, el delegado abrirá su cuenta para aceptar dicha solicitud, para así gestionar cualquier administración de tu cuenta personal o corporativa. De cualquier manera, esta delegación puede revocarse, al presionar borrar en la sección de Otorgar acceso a tu cuenta.
13. Usar tu correo electrónico sin conexión
Si recuerdas la opción de sin conexión de Google Drive, precisamente su funcionamiento es igual a las plataformas del correo electrónico. Sencillamente, Gmail y Outlook podrás configurarlos para almacenar, escribir, enviar y responder correos electrónicos o mensajes sin ningún tipo de conexión.
Además, esta configuración de Gmail al estar en conexión a internet nuevamente, hará que aquellos mensajes se envíen automáticamente, sin tener que seleccionarlos manualmente.
Ahora bien, para hacer uso de esta función, irás a la configuración de Gmail, en la sección de Sin publicar. Allí marcaras la casilla de verificación y a la vez habilitaras el correo electrónico sin conexión. No te olvides de configurarlo a tu gusto y hacer clic en guardar cambios.
14. Snooze
Otra de las funciones avanzadas poco conocidas, tenemos la denominada Snooze. La misma permite que el usuario del correo electrónico, pueda leer los mensajes en otro momento sin tener que perderlo o no encontrarlo.
Fácilmente, con Snooze, pospondrás aquellos correos, los cuales responderás más tarde. Para ello, seleccionaras los mensajes, harás clic en el icono de un reloj en la parte superior, donde se abrirá un menú, que presentará la enumeración de las fechas y horas preestablecidas. Además, aquellas fechas y horas pueden ser modificadas, al dirigirte a la sección de Elige fecha y hora. De cualquier manera, al seguir todos estos pasos, disfrutarás de revisar aquellos correos electrónicos en cualquier momento de disponibilidad.
Por otro lado, cuando desee contar con una cuenta de correo de forma anónima y temporal; es decir, para un sólo uso, puede crear un correo temporal en 10 minutos.
