Indudablemente, la creación de un correo electrónico de presentación es un proceso habitual y recurrente en los empleados de un negocio digital, debido a que, dicho documento se ejecuta para expresar sus cordialidades en la apertura de un nuevo puesto de trabajo.
Igualmente, este tipo de correo electrónico de presentación ayudará a los nuevos trabajadores a crear conexiones e influir en las relaciones en el nuevo equipo de trabajo. También, aquel documento funcionara para proporcionar información sobre la empresa, en relación a la creación de una colaboración con un cliente en particular.
Así que, al conocer la descripción general de un correo electrónico de presentación, en este post, te enseñaremos a escribirlos con los lineamientos y características adecuadas. Por lo mismo, mantente con nosotros y anota cada paso.
¿Cuáles son las características a tomar en cuenta en un correo electrónico de presentación?
Para descubrir los pasos claves para el desarrollo de un correo electrónico de presentación, aprenderás a entender las características que se acoplan en este documento de email.
Establece un propósito sobre qué vas a redactar en la presentación
Anteriormente, te comentamos que los correos electrónicos de presentación son desarrollados para mostrar a un nuevo empleado o un trabajador habitual. Sin embargo, no solamente se establece aquel enfoque. También, los emails de presentación se abocan para demostrar un producto, discutir una nueva colaboración, entre otras.
Asimismo, cuando se crean correos electrónicos de presentación, deberás de poseer una claridad del propósito de tu escrito. De ese modo, al pensar en el mismo, el desarrollo de la redacción se pulirá y brillará ante lo que desea leer el destinatario.
Ten en claro la identificación del destinatario
Evidentemente, al empezar un escrito en email, te preguntarás a quién o cual grupo le estarás enviando dicho mensaje. Por lo tanto, identificar al destinatario es un aspecto fundamental para asegurar la entrega del mensaje y así no obtengas un correo no leído o simplemente borrado.
Por otro lado, consideraras e investigaras al destinatario, el cual le enviaras el correo de presentación. Pregúntate la posición y cargo del dueño de aquel proveedor, al igual que del empleado de años que le escribirás tu carta de presentación.
Ten en cuenta cambiar el estilo de comunicación, de modo, que adaptes tu información del mensaje en cuanto a lenguaje, sea formal e informal. De esa manera, te aseguraras de establecer un mensaje según quien sea el destinatario.
Define el tono y estilo en la redacción de tu presentación
Así como te describimos anteriormente, el enfoque lingüístico del mensaje puede ser alterado según sea el destinatario. Por ende, en tu correo electrónico de presentación, es relevante reconocer la elección de la voz y el estilo, con la finalidad de conectar con la empresa o negocio digital.
Asimismo, facilitaras tu mensaje al lector, al aplicar un tono profundo o dinámico, aun así, deberás de tener en cuenta las personalidades y preferencias del destinatario, de modo, que asegures una decisión clara sobre qué tono usar.
También, es fundamental incorporar los valores de la otra persona en el mensaje, de esa manera, podrás ayudarte a convencerla y generar una conexión sobre lo que representas como empleador.
Ponte en los zapatos del destinatario
Usualmente, al escribir un mensaje lo realizamos sin pensar en la respuesta de la otra persona o en lo que piensa el destinatario. Debido a ello, te recomendamos ponerte en el lugar del destinatario, y preguntarte qué mensaje sería seguro y correcto incluir en el correo, el cual resulte en la atención y la apreciación del mismo.
Cuida la formalidad y lenguaje en la redacción
En un correo electrónico de presentación nunca olvides escribir con un lenguaje formal, debido a que el primer contacto con la empresa o el cliente es el paso más importante para un acuerdo, confirmación y asistencia.
Con esto en cuenta, te comunicaras con un lenguaje serio, amable y seguro en relación a un enfoque corporativo y profesional. De igual manera, si tu mensaje estará dirigido para un ente educativo o para un evento personal, lo mejor es considerar una formalidad.
¿Cómo redactar los correos electrónicos de presentación?
Sumando los consejos que argumentaras en el mensaje de presentación del correo electrónico, lograras comenzar a escribir el mismo correo formal, al seguir cada uno de los pasos que te precisaremos a continuación.
¿Cómo construir la línea del asunto en un email de presentación?
Generalmente, en cualquier escrito de un correo electrónico se inicia al completar una línea del asunto, la cual representará un título principal del mensaje de tu email. Este mismo será detallado y preciso, de modo que capte la atención del destinatario.
Debido a ello, ten en cuenta, que el tema de la presentación abarque en el asunto, una sola línea. Igualmente, se recomienda que la longitud de los caracteres no supere los 60, como máximo. Con estas indicaciones, garantizaras que el asunto se muestre en la bandeja de entrada y hará que el destinatario se motive en abrir automáticamente el mensaje.
Por otro lado, evita equivocarte u ofrecer datos erróneos, los cuales generan que el destinatario catalogue tu correo electrónico de presentación como spam o se dirija aquel mensaje a la bandeja de no leídos.
¿Cómo presentar el saludo del correo electrónico de presentación?
Seguidamente, teniendo el asunto realizado, se presentará un saludo, el cual estará acompañado con el nombre de la persona a quien va dirigido el mensaje del correo electrónico. El mismo será corto, preciso y dinámico, de modo que exprese respeto ante el destinatario.
Te recomendaremos seguir algunos de estos ejemplos, como “Estimado Sr o Sra (nombre del destinatario), “Espero que se encuentre bien, (nombre de la persona), entre otros saludos formales.
¿Cómo crear una buena introducción?
Antes de comenzar con la introducción de tu correo electrónico de presentación, aclararas quien se encargará del seguimiento de la comunicación, ya que, recordemos que se establecerá un primer contacto con una empresa, cliente o empleado.
Por ende, es notorio involucrar a una persona responsable, un representante de ventas o cualquier profesional que estará al tanto de las respuestas del destinatario.
Ahora bien, para desarrollar una correcta introducción, continuarás con un lenguaje formal y serio, donde explicaras el propósito principal en una longitud de cinco líneas de texto. De esa forma, abarcaras un punto central y llamativo, para que el destinatario se motive en dar clic automáticamente, y no olvide dicho mensaje en la bandeja de entrada.
¿Qué detalles presentar en el cuerpo del correo de presentación?
Si lograste que el destinatario abriera tu correo electrónico de presentación, continuará leyendo hasta encontrar el cuerpo del mensaje. En esta parte fundamental del email, se enfocará a profundidad el tema a tratar de forma clara y precisa.
Te aconsejamos que detalles completamente cada información sobre el tema. Aun así, no extiendas, sea directo o directa. Ten en claro el campo visual de la pantalla de lector, por lo tanto, adecua una longitud específica. Igualmente, te recomendamos usar las herramientas de Gmail, como las negritas, cursivas y subrayado, donde realces las frases que deseas darle un énfasis.
¿Cómo aplicar las llamadas a la acción?
En aquellos mensajes de correos electrónicos de presentación se incluyen las llamadas a la acción, con la iniciativa de aportar aclaraciones y peticiones al destinatario, de modo que el mismo responda a datos específicos o devuelva el mensaje.
Por esa razón, al agregar las llamadas a la acción, se observarán como un enunciado o una frase que describa lo que esperas del destinatario o una solicitud para continuar con la comunicación. Un ejemplo de ello, es “Estaré atento a tus opiniones o comentarios”, “Creare un correo de seguimiento para conversar los detalles”, “Esperaré tu respuesta, si te parece bien”, entre otros.
¿Cómo elaborar un buen cierre en el correo de presentación?
En la última parte del correo electrónico de presentación, se especificará un agradecimiento, como cierre inicial. El mismo, considerara el aprecio del usuario al destinatario al haber tomado su tiempo y disponibilidad en leer dicho mensaje. Algunos ejemplos claros son “Le agradezco de antemano su atención”, “Muchas gracias” o uno más extenso, “Sin hacerle perder más tiempo, le agradezco por leer este mensaje”.
Después de dedicarte en acoplar un cierre de seguimiento, se utilizará una despedida adecuada, donde se distribuya un escrito formal con una frase como “Unos saludos cordiales”, “Respetuosamente”, “Feliz día de semana o fin de semana”, “Quedo al pendiente”, entre otras opciones para usar.
¿Se debe agregar datos de contacto?
Nuestra respuesta es un tal vez, ya que, el correo electrónico de presentación en su cierre podrás agregar un espacio, que exprese todos tus datos de contacto, como tu nombre de la empresa, cargo, y así como tus números telefónicos. Igualmente, añadirás el link del sitio web y las redes sociales correspondientes.
Por otra parte, si deseas crear una presentación mayormente profesional, colocaras tu propia firma, a través del uso de programas o por medio de la configuración del correo, en caso que sea corporativo. También, si lo dispones, incluirás el logotipo de la empresa o un archivo adjunto con su síntesis curricular digital.
¿Cómo se vería un correo electrónico de presentación?
Es habitual encontrar plantillas prediseñadas, las cuales nos muestran cada uno de los elementos que componen un correo electrónico de presentación. Por tal motivo, aquí en esta sección te presentaremos un claro ejemplo con un contexto dedicado a un cliente valioso, que repercutirá para la venta de tus servicios y productos.
Correo electrónico de presentación para un cliente potencial
Comenzaras, colocando el asunto, el cual sea “Oportunidad para confirmar relaciones entre (nombre de tu empresa) y (nombre del negocio del destinatario).
Seguirás, con el encabezado general: “Querido o Querida (nombre del destinatario). Espero que se encuentre bien. Este correo está escrito por (su nombre), encargado de (su puesto) en (su empresa). Debido a que, he encontrado su página web y redes sociales, donde he quedado cautivado por su trabajo”.
Continuarás con el cuerpo, explicando lo siguiente: “Somos una empresa especializados en el desarrollo web y construcción de blogs, y creo que es conveniente que nuestros servicios sean de valor para su negocio. Por ende, me encantaría explorar las posibilidades de una colaboración entre ustedes”.
Para terminar, agregaras el cierre: “Si lo desea podremos concretar una reunión sencilla de acuerdo a su disponibilidad, en relación a su confirmación con respecto a nuestra colaboración”.
“Estaré atento ante noticias suyas, Muchas gracias”.
“Respetuosamente, (su nombre)”.
¿Qué errores no cometer al escribir correos electrónicos de presentación?
En este apartado, te aconsejaremos a evitar y prevenir todos los inconvenientes que perjudicaran tu mensaje en el correo electrónico de presentación, los cuales son realizados habitualmente por un lenguaje precario o al elaborar textos extremadamente largos. De cualquier manera, aquí te explicaremos tres puntos claves que nunca debes dejar pasar en tu presentación.
- No enfoques un escrito muy personal. Generalmente, todos los correos electrónicos de presentación son escritos para un destinatario comercial, empresarial o institucional. Debido a ello, es mejor elaborar una presentación que no adjuntes cuentas de redes sociales, fotos de tu familia o amigos, y añadas enlaces de tus trabajos. Más bien, agrega tu curriculum, el cual tendrá cada uno de tus datos de contacto y logros profesionales.
- Abstente de escribir textos largos. La intriga es el método general para cautivar al lector en querer conocer aún más. Por ello, es estupendo que redactes tu correo de presentación sin necesidad de mencionar tantos detalles sobre ti o tu empresa. Simplemente, deja en claro y de forma breve las esencialidades y objetivos de ti mismo como trabajador o como equipo corporativo.
- No uses el lenguaje de chat programado en tu correo electrónico. Gmail, Outlook y otros proveedores del servicio de email, programan un lenguaje de chat, el cual te permite responder automáticamente de una forma amistosa. Claramente, tu función es no usarla, ya que, tu escrito debe de mantenerse formal y apropiado.
- Se creativo y evita las jergas. Es repetitivo y aburrido encontrarse con frases o palabras que usualmente vemos en correos de presentación de medios comerciales. Por ende, es mejor no utilizar términos como profesional, la mejor opción, expertos, entre otras palabras.
