Los cibernautas reconocen la labor del correo electrónico en transmitir información en pocos segundos y sin límites agregados. Por esa razón, esta herramienta se ha vuelto esencial para el progreso de acuerdos y transacciones en el mundo laboral. Especialmente, para generar nuevos socios, y a la vez fomentar conversaciones y reuniones regulares con el equipo de trabajo.
Asimismo, el correo electrónico al ser un medio clave para la comunicación. En este artículo, te hablaremos sobre cómo realizar un mensaje claro y efectivo para todo tu equipo de trabajo, aplicando un memorando o memo, la cual consta de un documento que se envía a todo tu personal o departamento para notificar sobre acontecimientos que han sucedido en la empresa o negocio digital.
Entre aquella información que contiene un memo, se tienen cambios en políticas de la empresa, objetivos claros sobre proyectos nuevos, planes de acción, presentaciones sobre afiliaciones para productos y servicios, entre otros elementos que son resumidos en la redacción del documento.
¿Cuáles son los tipos de memo del correo electrónico?
Teniendo en cuenta lo anterior, en el artículo aprenderás a cómo redactar un memo adecuado por correo electrónico, de tal manera, que sorprendas a tu equipo de trabajo y socios con un elegante formato. Asimismo, para comenzar deberás de escoger cuál será tu tipo de memo, los cuales establecen estilos de redacción similares, pero con propósitos diferentes.
Un memo de sugerencia
Los memorandos habituales son enfocados para dirigir soluciones ante conflictos o problemas que padezca la empresa o negocio digital. Por lo tanto, cuando se elabora un memo de sugerencia se expresará un lenguaje alentador y seguro, el cual resulta adecuado para el equipo de trabajo.
De ese modo, los trabajadores de tu negocio digital, preparan ideas creativas, con la finalidad de discutir el problema y así encontrar una solución factible para el bienestar de los objetivos de la empresa.
Un memo de confirmación
Otra perspectiva que se desarrolla en este documento, son las redacciones aplicadas para concretar un acuerdo formal sobre algún acontecimiento de la empresa. Sencillamente, el memo de confirmación, se estructura resaltando los objetivos principales de la empresa y al finalizar se agregará una aclaración adicional para el destinatario. Asimismo, se acotarán todos los puntos a tratar en el acuerdo, evitando cualquier confusión o malentendido.
Generalmente, los memos de confirmación son aplicados en proyectos de marketing, que los mismos, son enviados al equipo de operaciones, para asegurar la comprensión de los objetivos y el alcance del mismo proyecto.
Un memo de solicitud
Normalmente, en un equipo de recursos humanos, el gerente se encarga de entregar documentos de solicitudes a los empleados, con la finalidad de recopilar datos faltantes, los cuales serán necesarios para su rendimiento laboral.
De acuerdo a este ejemplo, el memo de solicitud, es un documento por correo electrónico que explicara cada uno de los motivos que requiere el remitente para el destinatario, es decir, que se puntualizan ciertas necesidades con un tono profesional y correcto para asegurar tus ofrecimientos laborales.
¿Cuáles son los motivos del porque enviaras un memo en tu email?
Evidentemente, un correo electrónico se crea con un mensaje sencillo e informal, lo cual es común entre un grupo de personas conocidas, como amigos y familiares. Aunque, cuando realizamos una solicitud y sugerencia sobre una información laboral, es obligatorio modificar el mensaje, y convertirlo en un memo.
Asimismo, se asegurará que el email enfoque un aspecto formal y serio, generando así, un flujo de comunicación efectivo para todos los trabajadores de la empresa. Por lo tanto, con dicha explicación, te presentaremos algunos motivos del porque realizar un memo te servirá en tu email:
- Informar sobre cambios importantes en las bases y políticas del negocio digital.
- Explicar sobre anuncios de eventos futuros.
- Hablar de recortes presupuestarios en relación a los salarios del equipo de trabajo.
- Detallar los planes de acción a través de una reunión virtual.
- Solicitar comentarios o recomendaciones ante situaciones complicadas de la empresa.
- Informar sobre la incorporación de nuevos clientes de empresa.
Sencillamente, estos serían algunos motivos circunstanciales, los cuales serán necesarios para puntualizar una información delicada y seria para todos los trabajadores de la empresa. Por ende, el envió de un memo por correo electrónico facilitará la comunicación y se evitará el desarrollo de rumores, ya que, todos recibirán el mismo email pautado.
¿Qué se debe incluir para elaborar un memo en el correo electrónico?
Si te encuentras interesado o interesada al máximo en escribir correos electrónicos con un formato de memo o memorándum. En este apartado, descubrirás la estructura general de un memo, el cual posee elementos puntuales en su formato, pero puede variar según la personalización del usuario. Lo importante, es que el memo que envíes establezca sus detalles claros para el equipo de trabajo.
Asunto del email
Todo correo electrónico inicia redactando un asunto, el cual indicará la introducción del tema que plantearas. Por esa razón, en la elaboración de un memo se destaca específicamente el asunto, ya sea etiquetando con “Promoción de cursos gratuitos”, “Evento de fin de año”, “Descuentos en productos”, entre otras presentaciones.
No obstante, recalcaras en el asunto una descripción original, puesto que, tus trabajadores no se confundan con otros memorandos que abundan en su bandeja de entrada.
Encabezado principal
En tu memo agregaras un encabezado, el cual dicta las fechas, quien es el remitente y a quienes envías dicho mensaje de correo electrónico. Con esta información le brindarás a tu equipo de trabajo un abre boca sobre el contenido principal del email.
Cuerpo del email
La parte más importante de un memo por correo electrónico, la cual abarcara el propósito principal del mensaje laboral. Básicamente, el usuario escribirá una serie de párrafos, que serán desarrollados con un enfoque breve y conciso, de modo que la comunicación sea efectiva.
Para ello, en el primer párrafo, se incluirá las informaciones más relevantes, harás hincapié en la base principal de lo que requieres. Además, en el comienzo colocaras oraciones formales, como “Solicito una información referente a” o “Redacto este email para informar sobre”.
En segundo lugar, se presenta el siguiente párrafo, el cual contendrá aspectos adicionales sobre el tema principal, de modo que se profundice aún más las ideas que se aportan en el escrito. A su vez, en el último párrafo del memo, englobaras tu solicitud con una aclaratoria, una puntualización o una despedida.
Asimismo, sostendrás una petición clara sobre lo que opina el departamento sobre la solicitud o una confirmación de asistencia ante un memo determinado para una reunión de un evento en específico.
También, las preguntas asociadas con el tema que presentes o los agradecimientos al equipo de trabajo, son aspectos que acoplaras en el último párrafo del memo en el correo electrónico. Además, en algunos memos se agrega el logotipo de la empresa, tamaños de fuentes, una firma, entre otros elementos que añadirás antes de enviarlo al destinatario.
¿Cómo escribir el memo para un correo electrónico?
De acuerdo a la estructura anteriormente planteada, tendrás una idea general de cómo construir tu email para enviar un memo. Asimismo, te preparas para seguir los pasos de redacción, los cuales serán claros y precisos para asegurar una respuesta inmediata por parte de tu equipo de trabajo digital.
Primeramente, dejaras en claro a quién va dirigido el memo en la sección del encabezado. Seguidamente, mencionaras la fecha y el tema que incluirán como la razón principal por la que escribes. Además, te recomendamos colocar una línea de apertura, lo cual facilitara a que el lector identifique el mensaje que deseas transmitir en la siguiente sección del memo.
Cabe agregar, que el encabezado se diseñará con un lenguaje cautivador, claro y preciso, ya que con estas características presentables avivará la impresión de los lectores en querer abrir el correo y así leer el resto del documento.
Al tener el encabezado finalizado, continuarás con la elaboración del propósito general del memo para el destinatario. Para ello, expresaras directamente en tu escrito el tono y estilo, el cual estará dirigido para un proveedor o un empleado. Seguidamente, indicaras el contexto y la intención por la cual envías este tipo de memo.
De igual manera, no olvides agregar en el cuerpo del memo, los antecedentes o requisitos que necesitas que complete el mismo destinatario. También, aprovecharás en añadir una información adicional, como un archivo adjunto, agregar imágenes o ciertas notas, las cuales funcionaran como relleno de tu mensaje inicial del memo.
Ahora, el último paso para la redacción del correo electrónico para enviar un memo, es ejercer una acción a los destinatarios, es decir, que le pedirás una confirmación a una asistencia, compartir información o responder a una pregunta en especial. Cabe agregar, en estas aclaraciones mencionaras el plazo de tiempo de respuesta.
¿Qué ventajas y desventajas se presentan al enviar un memo por correo electrónico?
En esta sección, enfatizaremos los beneficios que cubre un memo para tu email, los cuales son diversos según la perspectiva del negocio digital. En este caso, te englobaremos los puntos más resaltantes de escribir un memo para la organización de tus necesidades laborales:
- Realizar un memo en un correo electrónico es un método eficiente y rápido, en relación al envío y recibimiento de información.
- Igualmente, realizar un escrito formal en un email, es económico, lo cual hará que reduzcas costos en llamadas telefónicas, reuniones personales y correo postal.
- Agregarás documentos, enlaces, imágenes y varios datos adicionales, gracias al uso del correo electrónico para un memo.
- Con un memo, adquirirás una comunicación interna eficiente, de modo, que tu redacción clara sea transmitida correctamente a la persona quien lo recibe.
- También, se asegurará una seguridad plena en la información, ya que, se necesitará una respuesta y registro, con la finalidad de comprobar si ambas partes involucradas contienen la información.
- Te ayudará un memo para realizar novedades y cambios de tu empresa, en tan solo cuestión de segundos.
- Por último, podrás precisar solicitudes o peticiones con un memo, de modo, que agilices acciones entre los trabajadores y los socios de la empresa o negocio digital.
Por otra parte, existen ciertas limitantes que presenta un memo por correo electrónico. Algunas personas prefieren una información personal, al igual que establecer relaciones interpersonales con ese tipo de modalidad, por ende, aquellas personas les resultara inefectivo un memo por email.
Tu equipo de trabajo o los socios pensaran que el memo en un correo electrónico, será fácilmente invadido por ciberdelincuentes, los cuales cambiarán la información y la robaran para sus acciones criminales. No obstante, aquellas desventajas son irrelevantes actualmente, ya que, el correo electrónico ha aportado nuevos cambios de seguridad, privacidad y organización.
¿Qué ejemplo a seguir para una plantilla de memo para correos electrónicos?
Después de todo, al tener un formato general sobre cómo escribir correos electrónicos para enviar un memo, es ideal presentarte un ejemplo detallado sobre el mismo. Por lo tanto, estructuramos una plantilla de memo que podrás utilizar para empleados, socios y clientes.
Generalmente, el mismo email comienza con un Para: (nombre del destinatario), después De: (tu nombre) y fecha (mes, día y año), de esta manera, estarías completando el encabezado principal.
Seguidamente, escribirás el Asunto: Preparación para un incremento de sueldos. Continuaras enfocando el cuerpo, con el siguiente ejemplo:
“Espero que te encuentres bien, te escribo para informarte que nuestra empresa digital, beneficiará a todos los empleados con un incremento de sueldos en este mes. Con esta bonificación, se reconocerá y apreciará las contribuciones de cada uno de nuestros trabajadores, especialmente a sus esfuerzos que impulsan a mayores ventas en el negocio”.
También, añadirás una declaración adicional, como “Te mencionaremos ciertos criterios que deberás de cumplir con el archivo adjunto, el cual conformará un documento que deberás de responder en este mismo email”. “De cualquier manera, esperamos su respuesta, y te animamos a participar en esta iniciativa de la empresa”.
Por último, expresaras una despedida, marcando un cierre con tu nombre, cargo y agradecimientos, como el siguiente ejemplo “Muchas gracias por tu tiempo prestado, y por tu dedicación a nuestro negocio” “Cordiales saludos, (tu nombre y cargo)”.
