Actualmente, se continúan desarrollando empresas digitales, las cuales trasladan sus productos y servicios al mundo virtual, donde diversos cibernautas se interesan por lo que ofrece el negocio digital. De esa manera, el mundo laboral ha cambiado direcciones tradicionales y han escalado en procesos netamente virtuales.
De acuerdo a ello, cuando los clientes realizan una compra en el negocio, se elabora una factura comercial, la cual desglosa todos los datos oficiales de los productos y a la vez la información que contiene, como la fecha en que prestaron el servicio, el nombre del comprador, entre otros elementos.
Esta factura común en negocios, se ha traslado al medio virtual, transformándola en una facturación electrónica, la cual es realizada por el correo electrónico. La misma, será explicada detalladamente en este artículo, de modo, que aprendas a redactar este documento comercial correctamente.
¿Por qué es importante enviar una factura por correos electrónicos?
Ahora bien, en este apartado, te recalcaremos lo esencial que es construir una factura en un correo electrónico para los negocios y empresas digitales. Estos entes comerciales, generalmente estarán en búsqueda de ahorrar dinero y aumentar ventas, por eso, enviar facturas por email, en vez de un servicio postal, te brindara una comodidad y a la vez no gastaras dinero.
Igualmente, otra ventaja de enviar facturas por correo electrónico es la facilidad y rapidez de su traslado para el destinatario, en comparación a los correos postales. También, no te preocuparas que el material se estropee, ya que, la factura en un medio electrónico no ocurrirá que se pierda o se destruya.
Además, con el correo electrónico te aliviaras en preocuparte por confusiones, ya que, al escribir el nombre del destinatario en el email, llegará a su bandeja de entrada sin problemas.
¿Cómo es la estructura de una factura en correo electrónico?
Es momento de enseñarte los elementos formales que incluirán en la factura por correo electrónico, los cuales se basan en informaciones comerciales y mercantiles sobre la empresa o negocio digital que posees. Por lo tanto, ten en cuenta los siguientes para una redacción correcta de este documento obligatorio para compras y ventas:
- Agregaras tu marca. Como en todo documento legal y oficial se añadirá el nombre de tu marca, credenciales, Rif y números de contactos. De esa manera, el comprador o los clientes reconocerán la profesionalidad de tus servicios y productos.
- Datos de contacto. Incluirán en el correo electrónico para enviar la factura, con su nombre de empresa, número telefónico, correos alternativos, enlaces de su página oficial, entre otros elementos que son fundamentales para que los clientes se contacten contigo a futuro o en caso de presentar algún inconveniente.
- Colocar la ID de factura. Generalmente, agregar los números de identificación en una factura por correo electrónico, será esencial para identificar el código o serial de la factura, en caso que requieras archivarlas, para así buscarlas en dicha situación. Además, esta ID posee un número, letras o combinación de ambos caracteres.
- Enfocaras una lista de los productos y servicios. En todas las facturas comerciales por correo electrónico, contendrá una lista elaborada sobre cada detalle de los productos que brinda la empresa digital para el cliente. Asimismo, el cliente quedará satisfecho sobre lo que compro y aliviará cualquier mantenimiento contigo.
- Incluir una fecha de vencimiento. Este dato es clave para que el cliente conozca el tiempo límite que posee para enviar su pago. Por lo mismo, se indica una fecha de vencimiento para evitar que los clientes se retrasen en pagos.
- Garantía. En caso que tus productos sean tecnológicos o tu negocio conste en instalaciones sobre un servicio en específico, es reglamentario colocar el tiempo de garantía en la factura, de esa manera, el cliente al presentar alguna falla en su producto o servicio, podrá comunicarse con el negocio digital.
¿Cómo se redacta los correos electrónicos para enviar una factura?
Efectivamente, llegamos a la sección sobre cómo perfeccionar nuestra escritura para enviar una factura correctamente por correo electrónico. Para ello, te presentaremos cada paso esencial, los cuales serán indicativos para que el cliente entienda cada detalle del servicio prestado en el negocio.
Elabora un asunto de correo electrónico
Al comenzar a desarrollar la factura en el correo electrónico, como primer paso, redactaras el asunto, el cual constara de una línea pequeña de texto, que contendrá un contexto llamativo, de modo que el destinatario reconozca el email y abra automáticamente.
Por tal motivo, en el mensaje del asunto se detalla el nombre del cliente, el título del producto, la fecha de vencimiento hasta el nombre de tu marca. Cualquiera de algunos de estos detalles los agregaras en la línea de asunto.
Desarrolla el cuerpo de la factura de forma sencilla
Ya al construir tu línea de asunto, continuarás tu redacción al fomentar tus datos significativos en el cuerpo de la factura. Básicamente, en el mismo, informaras sobre el pago del cliente con relación a los servicios o productos de la empresa.
Este mensaje lo desarrollaras con un lenguaje formal, de modo que se demuestre lo oficial y correcto que se implican los pagos en la empresa. También, serás específico, explícito y directo, limítate en agregar dos párrafos explicativos en la factura.
Detente de usar jergas, términos comerciales y hablar de forma informal, ya que, perderás la atención del cliente y serás calificado como spam para ciertos proveedores de correo electrónico.
Sube la factura como archivo antes de los anteriores pasos
Claramente, el desarrollo del cuerpo y el asunto son lineamientos específicos para la realización de una factura, los cuales son importantes para su construcción. No obstante, antes de implementarlos, es fundamental agregar cada uno de los datos oficiales en un archivo de texto.
De esa forma, se logrará subir la factura con un archivo independiente, en lugar de escribirla directamente en el correo. Asimismo, el cliente visualizara de mejor manera la lista de servicios, el método de pago, pago total, condiciones de pago y la identificación de la empresa que se adjunta en la factura.
Te preguntarás, ¿Qué tipo de archivo es ideal para subirlo al correo electrónico?, simplemente, es evidente utilizar un formato PDF, el cual funciona para la gran mayoría de dispositivos, y a la vez es compatible con los mismos. Aun así, otro tipo de archivo óptimo para agregar una factura electrónica es HTML.
Agrega los métodos de pago
Como te mencionamos anteriormente, a las facturas se les añade unos métodos de pagos, los cuales serán necesarios para que el cliente comprenda cómo se procede el pago. Sencillamente, estas formas de pago, son ideales para que el público se motive en realizar mayores compras, gracias a la versatilidad en transferencias bancarias, pago en débito o crédito, pagos por móvil, entre otras.
No olvides presentarte como empresa
Sabemos que dentro de la factura adjunta como archivo en el email, tendrá cada uno de tus datos como empresa. De cualquier manera, en el cuerpo del mensaje del correo, es necesario que te presentes, simplemente, incluyas tu nombre, cargo y una pequeña lista de servicios que prestó el cliente.
No obstante, no olvides presentarte formalmente, con un tono amable y directo, al igual que acoplar un mensaje fácil de digerir para el destinatario. No abuses de textos excesivamente largos.
Crea una factura con un buen cierre
Ahora bien, en el cierre de tu mensaje para enviar tu factura, escribirás un cierre, el cual mostrará un agradecimiento, aprecio y una despedida ideal. De modo, que los clientes se sientan a gusto por la preocupación de la empresa por ellos mismos. Aparte, no solo obtendrás un valor del cliente, sino que adquirirás un cliente que elegirá tu empresa ante la competencia.
Envía la factura días antes
Te aconsejamos que el correo electrónico con la factura sea enviado con días de antelación, al menos una semana antes del día de pago. De esa forma, los clientes tendrán una noción de la fecha de vencimiento, lo cual les dejará tiempo para confirmar la factura.
Acopla un seguimiento en el correo electrónico de factura
Sabemos que no es recomendable ser invasivo con el cliente, por lo tanto, los proveedores de correos electrónicos, incorporan un sistema de seguimiento, con la finalidad de perseguir el email y así darnos respuestas sobre si el cliente recibió el email de factura, fue abierto el correo o si desea ponerse en contacto con nosotros.
¿Cómo crear una plantilla para un correo electrónico de factura?
Aquí en esta sección, le hablaremos sobre las plantillas, las cuales son conocidas por ser recursos básicos para facilitar el tiempo de los usuarios. De esa manera, su diseño estará construido con cada lineamiento que compone una factura electrónica. Sencillamente, el proceso de redacción se realizará de forma inmediata y a la vez el envío mejorará.
Aun así, estas plantillas no son predeterminadas, tu podrás personalizarlas sin ningún esfuerzo ni restricción. Fácilmente, agregaras los elementos que requieras necesario sobre tu empresa y el cliente. Por ende, aquí te presentaremos un ejemplo de este tipo de recurso.
En el asunto del correo electrónico, colocaras “Paula Romero, aquí le presentamos su factura 01558 de (su nombre de empresa) por (producto o servicio)”.
“Querido o Querida (nombre del cliente)”.
“Espero que tengas un buen día. En el mismo email, encontrara la factura 01558 de (producto o servicio) de (nombre de la empresa) adjuntada. Le sugerimos no dudar en ponerse en contacto con nosotros, en caso de alguna pregunta o problema”.
“Muchas gracias por comprar con (nombre de la empresa). Estaremos atentos si desea nuevamente de nuestros servicios”.
“Respetuosamente, (su nombre y puesto)”.
Para terminar, añadirás datos de contacto y el archivo de la factura adjuntada.
¿Cómo se ejecuta él envió de una factura por correo electrónico?
Ya conocemos la redacción general de un correo electrónico de factura, ahora te explicaremos cómo enviar este documento, el cual se aplica con dos métodos eficaces y seguros.
En este sentido, tenemos en cuenta, que, al enviar una factura a un correo electrónico, se procesara con un formato HTML. Este primer método, es utilizado como un documento de texto, el cual es transformado para ser recibido por el correo electrónico. Básicamente, el HTML es un código que se copia directamente al cuerpo del mensaje de email.
De igual manera, existen otros tipos de formatos que nos permiten enviar una factura al correo electrónico, los cuales son PDF y DOCX. Los mismos son funcionales y compatibles con la mayoría de programas de correo electrónico. Además, ninguno de ellos genera restricciones a la hora de descargarse y alojarse en el ordenador del destinatario.
Una vez que elijas el formato para tu factura, lograrás adjuntarla al correo electrónico con toda la información. De ese modo, bastará que la envíes en el botón correspondiente del email que emplees. No obstante, ten en cuenta, comprobar que el cliente haya recibido la factura, ya sea, usando un programa de facturación o enviando un email de seguimiento.
¿Qué recomendaciones aplicar al enviar una factura por correo electrónico?
Después de todos los apartados que te comentamos en este artículo, es evidente que te animaras a enviar una factura electrónica por medio del correo electrónico. Aun así, queremos mostrarte algunos consejos claves, los cuales harán que consideres aún más elegir esta opción rápida y eficiente, pero con ciertos elementos que deberás procurar:
- Procura usar un proveedor de correo electrónico protegido. Ten en cuenta asegurar una plataforma de correo, que brinda un sistema de seguridad y privacidad, de modo, que prevengas cualquier robo de información o hackeos por parte de usuarios externos que se infiltren en el envío de tu facturación.
- Personaliza tu propia plantilla. Cuando utilices una plantilla de factura, ten presente que la misma sea compatible en cualquier dispositivo. Simplemente, asegúrate que la información se pueda leer, no se desorganice y a la vez mantenga su cifrado, de modo que ningún usuario pueda alterar el contenido.
- Equipa un programa de seguridad. Básicamente, la instalación de un programa, como un antivirus, hará que tus archivos de facturación sean escaneados, para evitar alguna amenazada de malwares y virus. No obstante, el mismo programa no solo eliminará archivos que envíes en el correo, también borrará la existencia de un archivo infectado en tu ordenador.
