Los equipos de trabajo en compañías, empresas y corporativas, se fortalecen en su coordinación producto a la buena comunicación. De esa manera, la unidad en equipo se convierte en un elemento esencial para impulsar un ritmo adecuado en los objetivos y visiones del área de trabajo.
De igual manera, las reuniones planteadas en el equipo de trabajo, son necesarias para dictar instrucciones, aplicar cambios administrativos y a la vez interactuar con tus compañeros de trabajo. Asimismo, en este post, profundizaremos sobre esta actividad habitual en base a cómo efectuarla y con cuales herramientas.
Específicamente, aprenderás a realizar una solicitud de una reunión en el correo electrónico por medio de nuestras formas y métodos. Así que, ten en cuenta poseer una cuenta de un servicio de email y aplicarte en nuestras indicaciones.
¿Cuáles son los pasos para crear un email para solicitar una reunión?
En primera instancia, nuestros consejos conllevarán a un estudio completo sobre cómo ejecutar un email para solicitar una reunión. Para empezar, redactaras el asunto en el mensaje del email, el cual lo desarrolles con una frase creativa y atractiva.
De ese modo, el mensaje de la solicitud de reunión incentivara a que los lectores entiendan de qué va el conversatorio y a la vez captará su atención. Un ejemplo de ello, es dirigirte con amabilidad y receptividad, como “¿Preparado para conocer gente aplicada?”.
Igualmente, garantiza que el mensaje del asunto se construya con pocos caracteres y palabras, no te excedas, se claro y conciso, con esas cualidades, el lector abrirá el correo electrónico y abordará de inmediato la solicitud.
Aplica un saludo adecuado
Después de redactar un asunto correcto, continuaremos con el saludo de la solicitud de reunión, el cual se ajustará a los objetivos de tu marca y las necesidades que buscas de tu equipo de trabajo.
Es fundamental que tu lenguaje de redacción sea formal, debido a que te contactaras en un entorno empresarial y corporativo. Evita usar una escritura informal, la misma traerá desconfianza, irrespeto y poca profesionalidad.
De acuerdo a estas indicaciones, te aconsejamos saludar con una frase amigable, agregando su nombre o mencionando su empresa, como, por ejemplo, “Espero que se encuentren bien”, “Queridos compañeros, ¿Como ha estado su día?, entre otros saludos que crearán una conexión cercana con tus lectores.
Se directo al grano y no andes con rodeos
Evidentemente, el siguiente paso para elaborar un email para solicitar una reunión, es la realización de un contenido introductorio y la base del mismo. Generalmente, al redactar correos, explicaras detalladamente el propósito de la reunión, como el tema principal, el día y el tiempo.
Además, en tu explicación, ten en cuenta no jugar con la información, se especificó y directo, de tal modo, que no pierdas tiempo tú mismo y el lector. También, recuerda especificar el tipo de reunión, sea un conversatorio, una charla rápida o un debate.
Exprese el valor de la reunión al destinatario
Un paso importante en la redacción de tu solicitud a una reunión, es la capacidad de atención y dedicación del lector en querer participar completamente en la charla. Por lo tanto, una forma para atraer, es preocuparte por el valor y la necesidad del lector.
De esa manera, arreglaras beneficios reales que motiven al lector a reunirse contigo. Algunos pueden ser orientados a incrementar su rendimiento laboral, favorecer soluciones ante problemas laborales, involucrar ideas con áreas relacionadas, entre otras peticiones que harán centrar la atención de tu equipo de trabajo.
Ten en cuenta agilizar varios horarios
No cometas el error de afincar en una hora exacta para concretar la reunión, debido a que, los tiempos pueden contrarrestar con los tuyos y de tu equipo de trabajo. Por lo mismo, al solicitar una reunión, programa más de una hora de encuentro en el email.
Asimismo, le brindarás a tus lectores la oportunidad de encontrar el tiempo y la disponibilidad de asistir, al igual que aseguraras una mayor flexibilidad y entendimiento con las preferencias de tu equipo de trabajo.
Cabe resaltar, que, si tu solicitud de reunión es pautada con una empresa o corporación de otro país o región, es relevante asegurarte del conocimiento de las zonas horarias. De tal modo, que la programación no sea un problema al contactar a los responsables.
Expresa una solicitud de respuesta para confirmar la reunión
Ahora en el último paso de la creación del email para solicitar una reunión, deberás de escribir en el final del apartado de tu mensaje, una aclaración de una respuesta hacia el lector. Esto quiere decir, que requerirás un sí o un no en la asistencia de la solicitud.
Para ello, colocaras frases como “Espero por una pronta respuesta”, “Agradecería su opinión al respecto”, “Estaré atenta ante una confirmación”, entre otras. De acuerdo a este ejemplo, enseñaras un mensaje no insistente ni exigente, simplemente, mostrarás respeto y antelación ante una reunión importante.
Además, al aplicar esta aclaración de respuesta, te ayudará a volver a comprobar la fecha, los horarios y otros detalles, como la disponibilidad de la empresa que contactes o de tu equipo de trabajo.
Programar el seguimiento para ejecutar la reunión
Una vez envíes el email para solicitar una reunión, te recomendamos ejercer un seguimiento en el correo, de modo, que te asegures de recibir una respuesta con respecto a tu invitación.
Simplemente, no es fácil estar pendiente de una respuesta en tu bandeja de entrada, por lo mismo, un seguimiento marcará un recordatorio constante. Con esta acción descubrirás si el lector ha leído y se averiguara si fue enviado correctamente.
Aun así, ten en cuenta, que el seguimiento no es completamente eficaz. De cualquier manera, es útil para largos envíos de correos electrónicos de solicitud de reunión, debido a la cantidad de programaciones.
¿Qué cualidades debe de tener un email de solicitud a una reunión?
Si ya conoces cómo crear un email para solicitar una reunión con nuestras indicaciones, tu deber será mantener dicho conocimiento para acoplarlos en tu nueva reunión corporativa. Sin embargo, antes de redactar el email, es importante señalar algunas características o cualidades que expresaras en cada párrafo.
Como te mencionamos anteriormente, en tu contenido deberás de ser directo, especifica el lugar de encuentro (sea personal o en línea), explica por que quieres realizar la reunión y expresa que esperas conseguir al finalizar el encuentro. Un ejemplo de ello, es comentarle al destinatario que objetivos, lineamientos y beneficios se concretarán al efectuar la reunión.
Por otra parte, determinaras un Asunto correcto, con la finalidad de convencer al lector en abrir el email, conversar los puntos de la reunión y así iniciar con la misma en la fecha pautada. Además, el asunto debe de ser corto, breve y respetuoso.
De igual manera, no debes dejar pasar la impresión del lector al observar tu email de solicitud de una reunión, específicamente en la ortografía de tu mensaje. Simplemente, al asegurar una puntuación, escritura y gramática correcta, obtendrás posibilidades de ser aceptado.
En cambio, sí aportas un correo con una ortografía incorrecta, los servidores de correo electrónico calificarán tu solicitud de reunión como spam o correo no deseado para el destinatario.
Por último, el lenguaje que apliques en tu email de solicitud implicara una apariencia pulcra y cortes. Demostrándolo al usar saludos formales y profesionales, al igual que una despedida ejemplar con agradecimientos incluidos, como, por ejemplo, “Te agradecemos tu atención prestada”, “Un cordial saludo (tu nombre)”, “Atentamente (como saludo)”. Los mismos marcaran la diferencia para una pronta aceptación.
¿Cómo se visualiza un email para solicitar una reunión en un ejemplo?
En este apartado, reforzaras tus ideas sobre la construcción de una solicitud de reunión, al enseñarte dos ejemplos claves sobre cómo realizar dicho documento. Asimismo, pon atención y guíate con las solicitudes que te presentaremos a continuación.
1. Ejemplo: Solicitud para trabajadores
Primero, al mostrar una solicitud de reunión para un encuentro con unos socios, generaras un ejemplo sencillo, el cual comenzaras saludando formalmente:
“Atentamente (nombre del socio)”.
“Primeramente, nos alegra por su nueva contratación en nuestro negocio digital. Me presento (su nombre), dueño de (su empresa), y queremos comunicarnos con usted para hablar sobre ciertos detalles en sus actividades laborales”.
“Por lo tanto, me encuentro interesado en puntualizar sus ideas con relación a nuestros objetivos y clientes comunes, de tal forma, que las mismas nos genere beneficio para todos”.
“Entonces, ¿Qué le parece si disponemos de una charla rápida entre los primeros días de la semana?, de igual manera, estaré al tanto de su disponibilidad y a la espera de una respuesta. No dude en realizar preguntas ante ciertas dudas”.
“Gracias de antemano y saludos cordiales”.
2. Ejemplo: Solicitud para un discurso corporativo
Como en el anterior caso, se estructura una solicitud para una reunión con los mismos elementos. Sin embargo, el objetivo del siguiente ejemplo se generará para concretar una cita a un equipo de una empresa externa.
“¿Un ofrecimiento interesante para (nombre de la empresa mediana o pequeña)?”
“Nuestro equipo de trabajo se toma el atrevimiento de interrumpir su tiempo de trabajo con todo lo que administra en (su empresa), aun así, prometemos una explicación breve y llamativa para ustedes”.
“Soy (su nombre) de (nombre de su negocio digital), me comunico con los responsables y líderes de (nombre de su empresa pequeña o mediana)”.
“Debido a nuestro nuevo logro (hito del negocio digital), queríamos trabajar en conjunto con (su empresa), para ampliar nuestras redes a nuevos clientes”.
“Por tal motivo, ¿Estaría disponible para la segunda semana del mes de septiembre para una pequeña charla? No obstante, estaré validando cualquier pregunta que quiera hacerme, antes de una respuesta”.
“Sin más nada que decir, le agradezco por su tiempo”.
¿Cómo optimizar la lectura del email de solicitud para una reunión?
Sabemos que diversos editores de planillas abundan en internet, específicamente aquellos que diseñan y personalizan mensajes específicos, como una solicitud para una reunión. Claramente, los mismos te ayudan a ahorrar trabajo, aun así, es relevante optimizar tu mensaje manualmente con las siguientes características:
- No te extiendas al escribir o redactar. Por lo general, los mensajes de un correo electrónico, se estiman entre 50 a 120 palabras. Claramente, es una cantidad considerable, aun así, enfócate en hablar objetivamente sobre lo que buscas en tu reunión privada.
- Se personalizado, no un robot. En aquel mensaje pautado, manifiesta una creatividad en la línea de asunto, no te abstengas de nombrar a la empresa al inicio. Además, inclínate en cortejar a la audiencia, de modo, que aumentes las posibilidades de índices de apertura del mensaje y a la vez de la participación en la reunión solicitada.
- Crea un mensaje adaptado a varios dispositivos. Los correos electrónicos son programados para ser visualizados en dispositivos móviles con un formato único. Por lo mismo, tu labor es adaptar el bloque de texto, con la finalidad de facilitar la comprensión de la lectura.
¿Cómo programar una solicitud de reunión en Outlook?
A lo largo del artículo, te comentamos todos los detalles y lineamientos de cómo elaborar una solicitud para una reunión. Esta vez, te especificaremos los pasos para ejecutar una programación de un email de tal fin en el servidor popular, Outlook.
Sin embargo, ten en cuenta formalizar un bloque de texto previo, es decir, el contenido que reflejaras en el mensaje del email. Asimismo, al prever dicho paso, comenzaras a programar de la siguiente forma:
- En primer lugar, para enviar una solicitud de reunión, te ubicaras en el “Calendario”, buscaras en el grupo de calendarios directamente en el panel de navegación.
- Cabe resaltar, que antes de dirigirte a la sección de “Mensaje de correo electrónico”, deberás de seleccionar todo el “grupo de calendario”, siendo cada uno de los miembros del grupo que deseas enviarle dicha solicitud de reunión.
- Seguidamente, irás a la pestaña de Inicio, harás clic en “Nuevos elementos”.
- Presionaras en “Mensaje de Correo electrónico” o “Nueva reunión con todos”.
- Al ubicarte en dicha sección, comenzarás agregando tu bloque de texto (diseñada por ti mismo o mediante una planilla). Recuerda revisar cada detalle antes de arrastrar tu contenido al mensaje.
- Enviaras el mensaje para solicitar una reunión. Y de esa forma, quedará terminado el email programado.
